FAQ Datenschutz

Datenschutz

• Sammelt EFS IP-Adressen von Teilnehmern, nutzt Analysefunktionen oder speichert Cookies?

  Per default speichert EFS keine IP-Adressen, wenn man diese erheben möchte, muss man erst ein spezielles datenschutzsensibles Recht mit einer Datenschutzvereinbarung freischalten (kombinierter Datenexport), erst dann taucht in den Projekteinstellungen eine Option zur Erfassung von IP-Adressen auf.
  Cookies für ein Projekt können sehr leicht im Projekt unter Umfrage->Projekteigenschaften->Login-Optionen deaktiviert werden.
  Wenn der Haken beim entsprechenden Kästchen nicht gesetzt ist, werden für diese Umfrage keine Cookies gespeichert.
  Wir nutzen generell keine Analysedienste wie Facebook oder Google Analytics, weder in EFS selbst, noch auf unserer Unipark-Website.

• Wo gibt es Dokumente zur Datensicherheit, Datenschutz und Datenhaltung?

  Die Unterlagen zum Datenschutz bei Unipark können gesammelt im Downloadbereich  heruntergeladen werden oder per Kontaktanfrage an das Unipark Team angefordert werden.

• Welche Datenschutzmaßnahmen ergreift Tivian?
  • Datenverarbeitungssysteme können nicht von unbefugten Personen benutzt werden.
    Nur diejenigen, die berechtigt sind, das Datenverarbeitungssystem zu benutzen, können auf die darin enthaltenen Daten zugreifen.
  • Personenbezogene Daten können nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden.
  • Personenbezogene Daten können bei der elektronischen Übertragung, beim Transport oder bei der Speicherung auf Datenträgern nicht gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden.
    Es ist möglich, nachträglich zu kontrollieren und festzustellen, ob personenbezogene Daten in Datenschutzsysteme eingegeben, verändert oder entfernt wurden – und wenn ja, von wem.
  • Personenbezogene Daten, die auf Anfrage verarbeitet werden, dürfen nur gemäß den Anweisungen des Kunden verarbeitet werden.
  • Personenbezogene Daten sind gegen zufälligen Verlust und Zerstörung geschützt.

  Klicken Sie hier, um weitere Informationen über die Datenschutzpolitik von Tivian zu erhalten.

• Wo werden die erhobene Daten bei Tivian gespeichert?

  Ihre Daten werden im Rechenzentrum unseres Dienstleisters in Frankfurt am Main gehostet, welches zuverlässig vor dem Zugriff Dritter geschützt ist. Dieses ISO 27001, ISO 27018-zertifizierte und C5-testierte Rechenzentrum unterliegt strengsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

• Wie bereitet sich Unipark auf die DSGVO vor?

  Das Unternehmen Tivian, zu dem wir als akademisches Unipark Programm dazugehören, bereitet sich seit langer Zeit auf die neue DSGVO vor. Alle wichtigen Informationen zu unseren Maßnahmen finden Sie in dieser Infobroschüre (PDF) und auf der Tivian Website.

  Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne an das Unipark Team wenden.

• Wie lassen sich die persönlichen Informationen (Umfragefragen, Ergebnisse etc.) löschen?

  Während der Laufzeit des Abonnements können die erhobenen Daten vom User selbst gelöscht werden. Entweder, indem man das gesamte Fragebogenprojekt löscht, oder lediglich die erhobenen Daten. Wird eine Lizenz gekündigt, so werden die gesamten persönlichen Informationen nach Ablauf der Laufzeit automatisch gelöscht.
  Im Projekt als personenbezogen markierte Daten löschen sich automatisch, nach Ablauf des eingestellten Aufbewahrungszeitraums.

• Wie verwende ich den EFS-Datenschutzassistenten?

  Hier können Sie den GDPR-Assistenten für Ihre Umfrage aktivieren.

  

  Sobald der GDPR-Assistent aktiviert ist, können Sie Ihr Einwilligungsformular konfigurieren und eine Aufbewahrungsfrist für die personenbezogenen Daten festlegen, die Sie sammeln möchten.

  Die Konfiguration erfolgt auf der Seite “Einverständniserklärung der Befragten” im Fragebogeneditor.

  

  Einrichten einer Einverständniserklärung
  Die Einverständniserklärung kann von Grund auf neu erstellt werden oder durch Anpassung eines unserer Beispielformulare aus der Bibliothek (für jede Ihrer Umfragesprachen).

  

  Zusätzlich zur Zweckerklärung müssen Sie eine Reihe von Feldern hinzufügen, um sicherzustellen, dass Sie eine vollständig DSGVO-konforme Einwilligung erhalten. Die Tooltipps helfen Ihnen beim Hinzufügen der benötigten Informationen.

  

  Der Einwilligungsformular-Manager
  Eine vollständige Einwilligungserklärung von Grund auf zu erstellen, kann eine ziemliche Herausforderung sein. Aus diesem Grund haben wir einige Verarbeitungszwecke für die häufigsten Anwendungsfälle in die Bibliothek aufgenommen.

  

  Sie können die Bibliothek auch verwenden, um Einverständniserklärungen zu verwalten, die Sie in verschiedenen Umfrageprojekten wiederverwenden möchten.

  

  Festlegen einer Aufbewahrungsfrist
  Mit der Aufbewahrungsfrist legen Sie den Zeitraum fest, bis zu dem alle Befragungsdaten, die Sie als personenbezogene Daten gekennzeichnet haben, gelöscht werden sollen. Dies ist erforderlich, da personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

  

  Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Veröffentlichung Ihrer Umfrage festgelegt werden.

  Markieren Sie personenbezogene Daten in Ihrer Umfrage
  Wenn Ihre Umfrage für die GDPR aktiviert ist, ist diese Einstellung für alle Fragetypen sowie für Teilnehmervariablen verfügbar.

  

  Löschung personenbezogener Daten
  Wenn Sie das Kästchen “als personenbezogene Daten kennzeichnen” ankreuzen, werden alle Antworten auf diese Frage als personenbezogene Daten gekennzeichnet und können von Tivian auf Ihren Wunsch gelöscht werden. Außerdem werden alle Variablen, die als personenbezogene Daten gekennzeichnet sind, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Diese Einstellung kann auch dann noch aktiviert werden, wenn Sie Ihre Frage veröffentlicht oder geschlossen haben – aber nicht deaktiviert. Sie können sogar persönliche Daten für bereits laufende Projekte löschen (nachdem Sie den Datenschutz-Assistenten aktiviert haben), indem Sie eine neue Option unter “Umfrage zurücksetzen” verwenden.

  

  …und die Befragten?
  Sie müssen Ihren Befragten natürlich sagen, dass sie sich mit einer vollständig GDPR-konformen Umfrage sicher fühlen können. Wenn Sie Ihre Umfrage wie oben beschrieben aktiviert haben, wird die Seite mit der ausgewählten Erklärung angezeigt, damit die Befragten den Bedingungen zustimmen können. Und jede einzelne Zustimmung zu Ihrer Zweckerklärung wird von Tivian zusammen mit Datum, Uhrzeit und der Version der Erklärung protokolliert.