Tipps & Tricks
Optimale Zeiten für den Versand von Einladungen
Optimale Zeiten für den Versand von Einladungen
Beurteilen Sie, wann Ihre Zielgruppe die Einladung am besten erhalten sollte. Unabhängig davon ist es empfehlenswert, montags nicht vor dem Mittagessen und/oder freitags nicht nach dem Mittagessen einzuladen. Montags besteht die Gefahr, dass die E-Mail-Einladung zur Teilnahme in einem vollen Posteingang untergeht. Am Freitagnachmittag sind viele Leute nicht bei der Arbeit und lesen ihre E-Mails nicht, so dass die Einladung bis Montag warten muss.
Vermeiden Sie die Verwendung von Fristen
Die Verwendung von Fristen für Umfragen ist nicht empfehlenswert. Mit Fristen erhöhen Sie das Risiko, dass E-Mails auf eine Warteliste gesetzt werden, um sie kurz vor Ablauf der Frist wieder abzuholen, so dass andere Dinge Vorrang vor der Beantwortung der Umfrage haben. Wenn die Frist abläuft, hat der Empfänger die Umfrage möglicherweise vergessen. Schreiben Sie lieber, dass Sie so schnell wie möglich eine Antwort wünschen.
Mahnungen als neue Gelegenheit zum Antworten
Verwenden Sie einen freundlichen Ton, wenn Sie Mahnungen schreiben. Stellen Sie die Erinnerung als eine neue Gelegenheit zum Antworten dar und vermitteln Sie, dass die Antwort nach wie vor sehr geschätzt wird. Vermeiden Sie Wörter wie “Erinnerung” in Mahnungen, da dieses Wort bei vielen Menschen negative Assoziationen hervorrufen kann.
Umfrageerinnerungen für interne vs. externe Beziehungen
Bei Umfragen, die sich an externe Parteien, wie z. B. Kunden, richten, ist eine Erinnerung normalerweise das Maximum. Mehr als das kann als aufdringlich empfunden werden und schlimmstenfalls die Beziehung schädigen.
Bei Umfragen, die sich an interne Parteien richten, wie z. B. Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, können Sie zwei Erinnerungsschreiben verschicken. Wenn eine Person nach der ersten Einladung und zwei Erinnerungen nicht geantwortet hat, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie nach einer dritten Erinnerung antwortet, sehr gering.
Warten Sie nicht zu lange mit dem Versenden von Erinnerungsschreiben
Aus Erfahrung wissen wir, dass oft mehr als die Hälfte der Antworten am Tag der Einladung eintrifft. Danach sinkt der Prozentsatz mit jedem Tag, der verstreicht, drastisch. Das bedeutet, dass Erinnerungsschreiben kurz nach der Hauptverteilung verschickt werden können, am besten innerhalb von 3 bis 5 Tagen.