Tipps & Tricks

Bevor Sie eine Umfrage versenden, müssen Sie unbedingt einen Zeitplan für die rechtzeitige Übermittlung der Ergebnisse erstellen.

In diesem Zeitplan sollten Sie Zeit für Folgendes vorsehen:

• Festlegung des Zwecks der Umfrage – wozu soll die Umfrage Antworten liefern?
• Wer ist für die Umsetzung von Maßnahmen auf Grundlage der Ergebnisse verantwortlich?
• Wer ist die Zielgruppe der Umfrage – wen wollen Sie befragen?
• Konstruktion der Fragen und Antwortmöglichkeiten
• Input von Arbeitsgruppen/Kollegen/Kooperationspartnern
• Lektorat
• Testen und Qualitätssicherung
• Datenerhebung, ggf. einschließlich Erinnerung(en) Auswertung und Analyse der Daten
• Erstellung des Berichts und, falls erforderlich, Vorbereitung der Präsentation
• Ausarbeitung eines Aktionsplans – Arbeit mit den Ergebnissen

Aus Erfahrung wissen wir, dass viel zu wenig Zeit darauf verwendet wird, zu klären, was Sie eigentlich von der Umfrage wissen wollen und wofür die Ergebnisse verwendet werden sollen. Ein unklarer Zweck kann dazu führen, dass Sie nicht die richtigen Fragen stellen, was wiederum dazu führt, dass Sie nicht die Informationen erfassen, nach denen Sie eigentlich suchen.

Prozess- oder ereignisbasierte Umfragen

Tivian empfiehlt, statt umfassender Umfragen, vielleicht einmal im Jahr, lieber mehrere kleinere Umfragen durchzuführen, die an bestimmte Prozesse oder Ereignisse in der Beziehung zwischen Ihnen und dem Kunden, Mitglied usw. gebunden sind.

Die Vorteile von prozessbezogenen Umfragen:

• Die Erfahrung ist dem Befragten noch frisch in Erinnerung
• Der Befragte empfindet die Umfrage als relevant
• Jedes Mal, wenn Sie Antworten erhalten, bietet sich Ihnen eine neue Gelegenheit, etwas zu ändern, zu erweitern oder zu verbessern, nicht nur ein- oder zweimal im Jahr.

Beispiele für andere Situationen, in denen diese Art von Umfrage ideal ist, sind:

• Kursbewertungen
• Erfahrungen im Kundenservice
• Austrittsgespräche mit Mitarbeitern

Definieren Sie Zweck, Informationsbedarf und Zielgruppe

Die Festlegung des Zwecks ist für die Arbeit mit einer Umfrage unabdingbar. Sie wirkt sich auf die Wahl der Methode aus, wer die Befragten sein sollen, wie die Fragen formuliert werden und in hohem Maße auch auf die Art der Befragung.

Die drei wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:

1. Was soll untersucht werden – was will ich wissen? Entscheiden Sie, wofür Sie die Ergebnisse verwenden wollen. Wollen Sie Ihr Verkaufspersonal auf der Grundlage der Ergebnisse auf die Durchführung von Folgemaßnahmen vorbereiten? Sollen die Ergebnisse der Geschäftsleitung vorgelegt werden? Und so weiter. Der Zweck kann es erforderlich machen, dass Sie die Art der Fragen, die Sie auswählen, an den Zweck anpassen.
2. Wer ist die Zielgruppe – wen wollen Sie befragen? Damit die Ergebnisse ein wahrheitsgetreues Bild der “Realität” vermitteln, ist es unerlässlich, dass die Zielgruppe zusammen mit dem Zweck klar definiert wird, damit die gestellten Fragen relevant sind und die Ergebnisse nur für die für die Umfrage ausgewählte Gruppe gelten.
3. Worüber werden Sie befragen? – In dieser Phase konzentrieren Sie sich darauf, welche spezifischen Fragen Sie stellen müssen, um die gewünschten Antworten zu erhalten. Wenn Sie alle drei Fragen beantworten können, haben Sie eine gute Ausgangsbasis für die Erstellung einer guten Umfrage. Unabhängig davon, ob es sich um Sitzungsevaluierungen, Kursevaluierungen, die Messung der Kundenzufriedenheit, Mitgliederbefragungen oder Mitarbeiterbefragungen handelt, ist es unerlässlich, dass Sie eine klare Vorstellung vom Zweck der Umfrage und von der Zielgruppe haben.

Wenn Sie alle drei Fragen beantworten können, haben Sie eine gute Ausgangsbasis für die Erstellung einer guten Umfrage. Ganz gleich, ob es sich um Sitzungsevaluierungen, Kursbewertungen, die Messung der Kundenzufriedenheit, Mitgliederbefragungen oder Mitarbeiterbefragungen handelt, Sie müssen unbedingt eine klare Vorstellung vom Zweck der Umfrage und von der Zielgruppe haben.

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